Документи при оптовій закупівлі сигарет: що ви отримуєте і що маєте мати
Перевірка в торговій точці починається не з вітрини. Інспектора цікавить не те, які пачки лежать під склом, а те, звідки вони туди потрапили і чи маєте ви право ними торгувати. Обидва питання закриваються документами, і набори тут різні.
Два набори, які плутають
- Ваші власні документи - право торгувати тютюном у конкретному місці. Ніхто вам їх не «видасть разом із товаром», це ваша зона відповідальності.
- Документи на партію - підтверджують походження конкретної коробки сигарет. Їх дає постачальник.
Відсутність перших закриває точку. Відсутність других робить товар таким, що не має легального походження, з усіма наслідками аж до конфіскації.
Ваша ліцензія: паперу більше немає
З 1 січня 2025 року ліцензії на обіг тютюнових виробів на паперових носіях не видаються. Підтвердженням права є витяг з Єдиного реєстру ліцензіатів в електронній формі. Якщо ви досі шукаєте «бланк ліцензії» - шукати нічого.
Вартість на 2026 рік рахується від мінімальної зарплати 8 647 грн:
| Місце роздрібної торгівлі | Ставка | Сума на рік |
|---|---|---|
| Загальний випадок | 0,35 МЗП | 3 026,45 грн |
| Села і селища | 0,05 МЗП | 432,35 грн |
Сума нараховується за кожне окреме місце роздрібної торгівлі. Ліцензія безстрокова, плата вноситься щоквартально рівними частинами.
Пастка, через яку ліцензію втрачають при сплачених грошах
Сплатити черговий платіж недостатньо. Про сплату треба ще й повідомити податкову - у паперовій або електронній формі, з кодом класифікації доходів бюджету, сумою, номером і датою платіжної інструкції.
Неподання цього повідомлення є самостійною підставою для припинення дії ліцензії. Навіть якщо гроші зайшли вчасно і в повному обсязі.
Друга підстава з тієї ж категорії: якщо ліцензіат не пройшов електронну ідентифікацію в електронному кабінеті або не веде листування з податковою через нього. Ліцензія припиняється не за торгівлю, а за мовчання.
Нагадування ДПС надсилає автоматично - за 90, 75, 60, 45, 30 і 15 днів до строку платежу, а за 9 днів приходить попередження про дату припинення. Усе це лежить у вкладці «Вхідні» меню «Вхідні/вихідні документи» електронного кабінету. Якщо ви туди не заходите, ви цих листів не побачите.
Нова умова з 2026 року
З 1 січня 2026 року до ліцензіатів із найманими працівниками застосовується вимога до середньої місячної зарплати:
- не менше 2 МЗП - 17 294 грн у загальному випадку;
- не менше 1,5 МЗП - 12 970,50 грн, якщо всі місця торгівлі розташовані поза адміністративними центрами на відстані від 50 км і мають торгові зали до 500 м².
Додатково - відсутність податкового боргу. Для точки з двома продавцями це вже не формальність, а рядок у бюджеті, який треба закласти заздалегідь.
Що приходить разом із партією
- Рахунок на оплату - із зазначенням позицій, кількості та ціни.
- Видаткова накладна - основний документ, що фіксує передачу товару. Перевіряйте відповідність назв позицій фактичному вмісту коробки.
- Товарно-транспортна накладна - супроводжує перевезення. Без неї партія в дорозі формально не має підтвердженого маршруту.
- Податкова накладна - якщо постачальник є платником ПДВ і ви також. Реєструється в ЄРПН, ваш податковий кредит залежить саме від неї.
- Підтвердження оплати - платіжна інструкція або фіскальний чек.
Окремо стоїть акцизна марка. Це не папір у пачці документів, а елемент на кожній пачці, і за перевірки дивитимуться саме на неї. Як відрізнити справжню від підробленої, розібрано в матеріалі Акцизна марка: як відрізнити легальні сигарети від підробки.
Приймання: чотири речі за п'ять хвилин
- Звірте кількість у накладній із фактичною.
- Розкрийте вибірково кілька блоків і перевірте акцизні марки.
- Перевірте МРЦ на пачках - вона має відповідати задекларованій. Механіка описана в статті МРЦ на сигарети: як формується ціна.
- Переконайтеся, що реквізити в накладній збігаються з тими, на які ви платили.
Розбіжність фіксується актом одразу, а не через тиждень. Через тиждень це вже ваша проблема.
Як перевірити постачальника до першого замовлення
Ліцензія на право оптової торгівлі тютюновими виробами коштує 85 мінімальних зарплат - у 2026 році це 734 995 грн на рік. Цифра важлива не сама по собі. Вона означає, що легальний оптовик має щорічний бар'єр входу в три чверті мільйона гривень і не поставить його під удар заради однієї сумнівної партії. Той, хто такої ліцензії не має, оптовиком не є, ким би він себе не називав.
Перевірити можна до того, як переказувати гроші:
- Єдиний реєстр ліцензіатів на сайті ДПС - чи є контрагент у переліку тих, хто має ліцензію на оптову торгівлю тютюновими виробами;
- реєстр платників ПДВ в електронному кабінеті - за кодом ЄДРПОУ, якщо розраховуєте на податковий кредит;
- прямий запит постачальнику на витяг з реєстру ліцензіатів.
Нормальний постачальник на таке питання не ображається. Реакція на нього сама по собі інформативна.
Коротко
- Паперових ліцензій на тютюн немає з 2025 року, підтвердження - витяг з Єдиного реєстру ліцензіатів.
- Роздрібна ліцензія на 2026: 3 026,45 грн за місце торгівлі, 432,35 грн у селах і селищах, оплата щоквартально.
- Про кожен черговий платіж треба окремо повідомити ДПС, інакше ліцензія припиняється попри сплату.
- З 2026 року діє вимога до середньої зарплати: 17 294 грн або 12 970,50 грн залежно від розташування точки.
- З партією приходять: рахунок, видаткова накладна, ТТН, податкова накладна за наявності ПДВ, підтвердження оплати.
- Оптова ліцензія на тютюн у 2026 році коштує 734 995 грн на рік - перевіряйте постачальника в реєстрі.
Мінімальне замовлення - 3 блоки по всьому кошику. Повний перелік документів під конкретне замовлення уточнюйте до оплати: електронні сигарети та рідини ліцензуються окремим рядком, і для них набір відрізняється.